ホテルのチェックイン、会社が予約した場合の伝え方【テンプレ例文】

ホテルのチェックインで、会社が予約した場合って、どう言ったらいいのか迷いますよね。

私も初めての出張でホテルにチェックインする時、「会社名を言うの？自分の名前だけでいいの？」と、フロントの前でドキドキした記憶があります。

会社予約の場合、個人で予約した時とは少し勝手が違うので、戸惑うのも当然なんですよ。

結論から言うと、以下のポイントを押さえておけば大丈夫です。

• 「チェックインお願いします。◯◯株式会社で予約している△△です」が最もスムーズ
• 会社名と宿泊者名をセットで伝えることで、フロントの検索が早くなる
• 予約名のパターンは「宿泊者本人」「会社名」「予約担当者」の3つがある
• 予約番号や精算方法を事前に控えておくとトラブルを防げる
• 領収書は原則チェックアウト時に受け取る

この記事では、会社が予約したホテルでのチェックイン方法を、実際の会話例や注意点を交えながら詳しく解説していきます。

出張初心者でも安心して手続きを進められるように、旅費精算や領収書の受け取り方まで、実践的な内容をお伝えしますね。

ホテルのチェックイン、会社が予約した場合の伝え方

会社が予約したホテルのチェックインって、個人予約とは違う不安がありますよね。

ここでは、会社予約の場合に最もスムーズに進む伝え方を、具体的な会話例とともに詳しく紹介していきます。

1. 基本は「会社名」+「宿泊者名」をセットで伝える
2. 予約名のパターンを把握しておく
3. 事前に控えておくべき情報を確認する
4. シーン別の正しい言い方を使い分ける

それぞれの段落で、実際に使える会話テンプレートを交えながら解説していきますね。

「チェックインお願いします。◯◯株式会社で予約している△△です」が定番

会社が予約したホテルにチェックインする際の最も確実で定番の伝え方は、「チェックインをお願いします」という用件に続けて、「会社名」と「宿泊者自身の氏名」の二つをセットで伝える方法です。

具体的には、こんな感じ。

「チェックインをお願いします。〇〇株式会社で予約している△△（自分の名前）です」

なぜかというと、このように伝えることで、ホテルスタッフは会社名（予約名）と宿泊者名（△△様）の両方から予約を照合でき、手続きが格段にスムーズになるから。

間宮

会社名と自分の名前、両方伝えるのがポイントですね。

実際、私も最初は「予約している△△です」と自分の名前だけを伝えていたんですが、フロントスタッフが予約を見つけるのに時間がかかって、ちょっと気まずい空気になったことがあって……。

それ以来、会社名と自分の名前をセットで伝えるようにしたら、驚くほどスムーズに手続きが進むようになりました。

ただ、会社予約の場合、予約名として登録されているのが必ずしも「会社名」とは限らないんですよ。

つまり、予約名のパターンを知っておくことが、スムーズなチェックインの鍵になるんです。

会社予約で考えられる予約名の4パターン

会社予約の場合、フロントで照合する際の「予約名」がいくつかパターン化されるため、自分がどのパターンに該当するかを把握しておくことが重要です。

正直、このパターンを知らないと、フロントで「予約が見つかりません」と言われて焦ることになるんですよね。

予約名の4つのパターン

私の経験上、最も多いのは「1. 宿泊者名」のパターンです。

会社予約でも、実際には個人名で登録されていることがほとんどなんですよ。

とはいえ、総務や秘書が手配した場合は「3. 予約担当者名」になっていることもあるので、事前に確認しておくと安心ですね。

パターン別の対応方法

自分がどのパターンに該当するか分からない場合は、複数の情報を伝えることで、フロントスタッフがスムーズに検索できます。

• 基本: 「〇〇株式会社で予約している△△です」
• 担当者名が分かる場合: 「予約名はサトウ様かもしれませんが、宿泊するのは△△です」
• 代理店経由の場合: 「JTB経由で予約している、〇〇株式会社の△△です」

複数の情報を伝えることで、どのパターンでもスムーズに対応してもらえますよ。

間宮

予約名のパターンを知っておくと、フロントでの不安が減りますね。

チェックインをスムーズにするために控えておくべき情報

会社予約のホテルにチェックインする際、事前に控えておくべき情報があります。

正直、これを知らずに行くと、フロントで「えっと……」と言葉に詰まってしまうことになるんですよ。

スムーズなチェックインのために、宿泊者自身が事前に担当者から確認しておくべき情報は以下の通り。

事前に控えておくべき5つの情報

1. 宿泊者自身の氏名（フルネーム）
   必須情報です。当たり前のようですが、意外と確認を忘れがちなポイント
2. 予約名として登録されている可能性のある氏名
   予約担当者の名前、または会社名。これを知っているだけで、フロントでの検索が早くなります
3. 予約確認番号（リザベーションナンバー）
   予約確認メールなどに記載されている、英数字の番号です。これを伝えることで、名前検索よりも早く特定できることがあります
4. 宿泊予定の部屋タイプ
   シングル、ダブル、ツインなど。宿泊内容が正しいか確認する際に役立ちます
5. 精算方法
   宿泊代金が会社精算（事前支払済み／後日請求）か、個人精算（現地払い）のどちらになっているかを確認しておきましょう

特に重要なのが、3. 予約確認番号と5. 精算方法です。

予約確認番号があれば、予約名が分からなくてもすぐに予約を特定できますし、精算方法を知っておけば、チェックアウト時に慌てずに済みます。

情報を控えておく具体的な方法

私がおすすめするのは、予約確認メールをスマホに保存しておく方法です。

• 予約確認メールのスクリーンショットを撮っておく
• メールアプリで「重要」マークをつけて、すぐに見つけられるようにする
• 予約番号をメモアプリにコピーしておく

こうしておけば、フロントで「予約番号を教えてください」と言われても、すぐに提示できますよ。

とはいえ、メールを見せるだけでもOKなので、難しく考える必要はありません。

正しく伝わる言い方のテンプレ

ここでは、シチュエーション別に、正しく伝わる言い方のテンプレートを紹介します。

これを覚えておけば、どんな状況でもスムーズにチェックインできますよ。

シチュエーション別の言い方テンプレ

私が最もよく使うのは、「ベーシック」のパターンです。

シンプルで分かりやすく、ビジネスホテルでも高級ホテルでも通用する万能な言い方なんですよ。

避けるべき伝え方

逆に、避けるべき伝え方もあります。

• 「予約は会社がやっているので、知りません」
  会社予約でも、宿泊者本人の名前や予約番号といった最低限の情報を知っておくのがマナーです。フロントスタッフも困ってしまいます
• 「社長の予約で来た者ですが」
  宿泊者本人の名前を伝えず、高圧的に聞こえる可能性があるため避けましょう。必ず自分の名前を伝えてください

つまるところ、会社予約でも、宿泊者本人として最低限の情報を把握しておくことが、スムーズなチェックインの鍵なんです。

間宮

「知りません」はNGワード。最低限の情報は把握しておきましょう。

ホテルのチェックイン、会社が予約した場合に関するQ&A

ここまでで、会社予約のホテルでのチェックイン方法は分かったと思いますが、まだいくつか疑問が残っているかもしれませんね。

この段落では、内定先の企業が予約してくれた場合の対応や、領収書の受け取りタイミングについて、具体的に解説していきます。

1. 内定者の宿泊では「内定者」であることを伝えるとスムーズ
2. 領収書は原則チェックアウト時に受け取る

それぞれ詳しく見ていきましょう。

内定先の企業が予約してくれた場合も同様の言い方でOK?

内定先の企業が予約してくれた場合、どう伝えればいいのか、めちゃくちゃ悩みますよね。

結論から言うと、基本的には同様の言い方でOKですが、「内定者」であることを伝えるとより確実です。

内定者の場合のベストな伝え方

内定先の企業が予約した場合でも、基本的なチェックインの伝え方は、通常の会社予約（出張など）と同様で問題ありません。

ただし、「内定者」というキーワードを付け加えることで、フロントスタッフがスムーズに予約を見つけられるんですよ。

具体的には、こんな感じ。

「チェックインをお願いします。〇〇株式会社（内定先企業名）の内定者で予約している、△△（自分の名前）です」

なぜかというと、内定者が宿泊する場合、予約名は以下の3パターンに分かれる可能性が高いから。

• 内定者本人の氏名（最も一般的）
• 人事担当者や予約担当者の氏名
• 「内定者研修」などのプロジェクト名

「内定者」というキーワードを付け加えることで、ホテルスタッフはこれらの予約名のパターンすべてに目を通すことができ、照合がスムーズになるんです。

間宮

「内定者」と伝えるだけで、検索の幅が広がるんですね。

予約名が本人ではない場合の注意点

内定先企業が「人事部の佐藤様」などの担当者名で予約している場合、あなたの氏名だけを伝えても予約が見つからないことがあります。

正直、私も友人から「予約が見つからないって言われて、めちゃくちゃ焦った」という話を聞いたことがあって……。

このため、チェックイン時に「予約名は人事部の〇〇様かもしれません」と、予約名として考えられる担当者名を伝えると、よりスムーズになります。

事前に控えておくべき情報

内定先企業に、以下の情報を念のため確認しておくと、当日の不安がなくなりますよ。

• 予約名が誰になっているか（内定者本人か、担当者か）
• 予約番号
• 精算方法（会社払いか、立替払いか）
• 領収書の宛名（必要な場合）

ただ、内定先に確認しづらい場合は、チェックイン時に「内定者」と伝えるだけでも十分対応してもらえるので、安心してくださいね。

領収書はチェックアウト時でいい？

会社予約の場合、領収書をいつ受け取ればいいのか、めちゃくちゃ気になりますよね。

結論から言うと、原則として「チェックアウト時」で問題ありませんが、予約時に支払いが完了しているかによって異なります。

精算方法別の領収書受け取りタイミング

領収書の発行タイミングは、一般的に「代金を受け取ったとき」となります。

つまり、ホテルの精算タイミングによって、領収書の発行時も変わるんですよ。

1. 代金が未払い（現地精算）の場合

これが最も一般的なパターンです。

私の経験上、ほとんどの出張では、このパターンで領収書を受け取っています。

2. 事前決済済みの場合（会社が既に支払っている）

正直、このパターンは少し複雑なんですよね。

会社から「現地で領収書をもらってきて」と指示されている場合は、チェックアウト時にその旨をスタッフに伝えます。

ただし、「領収済」ではなく「預り金」として発行されるなど、制約がある場合があるので、注意が必要です。

会社精算の場合の伝え方（チェックアウト時）

会社が宿泊費を負担する場合、領収書の「宛名」と「但し書き」が重要になります。

チェックアウト時に、以下のように伝えましょう。

1. 「チェックアウトお願いします。領収書は、〇〇株式会社宛で発行をお願いできますでしょうか」
2. （もし但し書きに指定があれば）「但し書きは、ご宿泊代としてでお願いします」

領収書は経理上非常に重要なので、事前に「宛名」と「但し書き」の指定を、会社の担当部署に確認しておきましょう。

間宮

領収書の宛名と但し書きは、事前確認が必須ですね。

とはいえ、指定がない場合は、ホテル側が適切な形で発行してくれるので、あまり心配しすぎる必要はありませんよ。

ホテルのチェックイン、会社が予約した場合のまとめ

会社が予約したホテルでのチェックインって、最初は不安に感じるものですが、基本的な伝え方を知っておけば、驚くほどスムーズに進みます。

この記事で解説した内容を、もう一度おさらいしておきましょう。

• 「チェックインお願いします。◯◯株式会社で予約している△△です」が定番
• 会社名と宿泊者名をセットで伝えることで、フロントの検索が早くなる
• 予約名のパターンは「宿泊者本人」「会社名」「予約担当者」「代理店名」の4つ
• 予約番号や精算方法を事前に控えておくとトラブルを防げる
• 内定者の場合は「内定者」であることを伝えるとスムーズ
• 領収書は原則チェックアウト時に受け取る
• 領収書の宛名と但し書きは事前に会社に確認しておく

結局のところ、会社予約でも個人予約でも、大切なのは「用件」「会社名」「宿泊者名」をセットで伝えること。

これさえ押さえておけば、どんなホテルでも自信を持って手続きができますよ。

私も最初は緊張していましたが、今では何も考えずにスッと伝えられるようになりました。

あなたも次回の出張では、ぜひこの記事で紹介したフレーズを使ってみてくださいね。